毎日の業務に追われ、「時間が足りない…」と感じていませんか？
決断や戦略に使いたい時間が後回しになり、緊急対応や資料探し、社内調整など細かな雑務に追われ、気づくとあっという間に時間が過ぎてしまう。
そんな日々を送る社長は少なくありません。
この記事では、そんな忙しい社長におすすめの、「あと1時間」を生み出す時間術を紹介します。
少しの工夫で時間の使い方を見直し、慌てずに大事な仕事に取り組める環境を整えるヒントが見つかるでしょう。
| ＜目次＞ 1.時間を生み出す方法 2.時間を浪費する3つの原因 3.1時間を生み出す5つの時間術 4.まとめ |
1.時間を生み出す方法
日々の業務の中には、実は「やらなくてもいい業務」や「工夫すれば減らせる作業」が多く含まれています。
社長が戦略や意思決定に集中するためには、こうした業務の見極めが重要です。
たとえば、日常業務には次のような課題があります。
| ＜日常業務の課題＞ ・雑務や形だけの業務に時間を取られ、戦略や意思決定に集中できない ・担当者ごとにやり方が異なり、確認や修正に余計な時間がかかる |
この状況を改善するには、次の2つがポイントです。
| ＜ポイント＞ ・不要な業務を減らす 例：形式だけの報告書や長時間の会議は、効率化や省略を検討する ・仕組みを整える 例：作業手順やルールを統一し、誰が対応しても同じ結果を出せる状態にする |
修正や確認の手間が減ると、業務は安定します。
まずは、本当に必要な作業かを見極め、仕組みやルールを整えましょう。
2.時間を浪費する3つの原因
時間を生み出すためには「不要な業務を減らす」「仕組みを整える」といった基本的な考え方が欠かせません。
しかし、実際の業務では、そうした工夫だけでは解決しきれない“時間を奪う要因”が潜んでいます。
ここでは、特に多くの社長が直面しやすい3つの原因を紹介します。
①業務を手放せない
経営者は「自分がやらなければならない」と考え、細かな業務まで抱え込みがちです。
具体的には、次のようなケースが多く見られます。
| ＜具体例＞ ・メール対応や経理チェックまで自分でこなす ・部下の承認待ちや報告の確認を逐一行う ・社内の問い合わせに自ら対応する |
その結果、「重要な業務が先延ばしになる」「自分がいない時に業務が止まる」など、本来の役割である経営判断や戦略立案に十分な時間が割けなくなります。
こうして「自分にしかできない仕事」が増え続けることで、組織の成長が遅れる原因となってしまいます。
②“緊急対応”に振り回される
突発的な問題や急ぎの依頼に追われると、計画していた業務が後回しになりやすくなります。
具体的には、次のようなケースです。
| ＜具体例＞ ・クレーム対応や急ぎの顧客対応に追われる ・予定外の会議の打ち合わせに時間を取られる |
その結果、「長期的な戦略や計画に手が回らない」「日々のスケジュールが乱れ、心身の負担が増す」など、業務が後手に回り、経営判断に集中できない状況が続いてしまいます。
③必要な情報がすぐに見つからない
資料やデータが整理されていないと、必要な情報を探すだけで時間を取られてしまいます。
具体的には、次のようなケースです。
| ＜具体例＞ ・過去の報告書やデータが散在している ・担当者ごとにファイルの管理方法が異なる |
その結果、「作業効率が下がり、重要業務に使える時間が減る」「確認や修正作業に追われ、判断のスピードが遅れる」など、日々の業務が滞り、経営判断や戦略立案に十分な時間を確保できなくなります。
これらの原因は、気づかないうちに日々の時間を奪い、本来取り組みたい業務に集中しにくくしてしまいます。
まずは、こうした時間を奪っている要因に意識を向けるのが、時間を生み出す第一歩です。
3.1時間を生み出す5つの時間術
忙しい毎日でも、少し工夫するだけで「あと1時間」を生み出せます。
ここでは、今日から実践できる具体的な時間術を5つご紹介します。
①業務効率化
| ＜内容＞ ・会議の時間を短縮： 議題を絞り、結論を出せるよう集中する ・情報はツールで共有： 探す時間を減らし、スムーズに業務を進める ・定型作業はテンプレート化： 繰り返し作業をシンプルに処理できる |
②時間管理
| ＜内容＞ ・優先順位の明確化： 重要な業務から取り組める ・スケジュールの見える化： 1日の流れを把握しやすくする ・緊急と重要の整理： 急ぎの対応に振り回されず、計画的に行動する |
③仕組み化
| ＜内容＞ ・業務マニュアルの整備： 誰でも同じ成果を出せるようにする ・作業の自動化： 単純作業の負担を減らす ・承認フローの明確化： 確認や修正の手戻りを防ぐ |
④環境整備
| ＜内容＞ ・デスクやPCの整理整頓： 探す時間や迷う時間を減らす ・通知のオフ： 集中力を削がれない環境をつくる ・作業環境の整備： 自然と効率が高まる状態にする |
⑤習慣化
| ＜内容＞ ・毎朝10分の予定確認： 優先すべき業務を明確にしてスタートする ・週1回の振り返り： タスクの進捗や改善点を確認する ・計画的な習慣で余裕の確保： 慌てず落ち着いて業務を進められる |
今回紹介した5つの時間術は、どれも少しずつ取り入れるだけで日々の業務にゆとりが生まれ、本来取り組みたい重要な仕事に集中できる時間が増えます。
まずは実践できるものから試していき、定着させるのが大切です。
4.まとめ
日々の業務に追われても、少しの工夫で「あと1時間」を生み出せます。
まずは不要な業務を減らし、仕組みやルールを整えて、本来取り組むべき戦略や意思決定に集中できる環境を作りましょう。
「業務を抱え込みすぎる」「緊急対応に振り回される」「必要な情報がすぐに見つからない」
これらは知らず知らずのうちに時間を奪います。
こうした原因への意識が、効率的に時間を使う第一歩です。
さらに、今回紹介した5つの時間術
①業務効率化
②時間管理
③仕組み化
④環境整備
⑤習慣化
を少しずつ取り入れれば、日々の業務に余裕が生まれます。
本来集中したい仕事に時間を使え、慌てず落ち着いて業務を進められるでしょう。
まずは実践しやすい方法から始め、少しずつ習慣にしていくのが大切です。