最近、オンライン秘書さんを採用したのですが、これがめちゃくちゃ良いです。
お願いしているのは、
契約書の作成・送付。
請求書の作成・送付。
スケジュール調整。
入金確認。
未対応業務のリマインド。
など。
一つひとつを見ると、そこまで大きな仕事ではありません。
「自分でやれば数分で終わるじゃん。」
というものも多いです。
実際、これらの業務だけで毎日何時間も取られていたわけではありません。
それでも、任せてみて想像以上に良かった。
その理由は、単純に作業時間が減ったからではありません。
一番大きかったのは、
「脳みそを切り替える回数が減ったこと。」
でした。
例えば、仕事に集中している時に、
「あ、請求書送らないと。」
と思い出す。
数分で作って送る。
また仕事に戻る。
少し経ったら、
「あの契約書どうなってたっけ？」
と確認する。
また仕事に戻る。
次は、
「この日程調整、返信きてたかな？」
と確認する。
そしてまた仕事に戻る。
一つひとつの作業自体は、5分、10分程度かもしれません。
でも、そのたびに頭の中では、
経営→事務→経営→確認→経営→日程調整→経営
みたいな切り替えが起きています。
これが意外とストレスなんですよね。
特に私の場合、日中のコアタイムでは、商談をしたり、事業について考えたり、人について考えたり、意思決定をしたりすることが多いです。
その途中で細かい事務作業が入ると、一度別の脳みそに切り替えなければならない。
そして、作業が終わった瞬間に100％元の集中状態へ戻れるわけでもありません。
だから最近、
仕事を任せる価値は、「何時間削減できたか」だけでは測れないんだな。
と感じています。
もちろん、時間が生まれることも大きなメリットです。
でも、それ以上に、
「これは自分が覚えておかなくていい。」
という状態を作れることが大きい。
請求書を送らないと。
契約書を作らないと。
入金を確認しないと。
返信を忘れないようにしないと。
あの人にリマインドしないと。
実際に作業していない時間でも、こういう小さなタスクは頭の片隅に残っています。
これが積み重なると、脳みそのメモリを少しずつ使っていく。
パソコンで例えるなら、いろいろなアプリを開きっぱなしにしているような状態です。
一つひとつは重くない。
でも、10個、20個と開いていたら、少しずつ動きが悪くなる。
人間も似ている気がします。
だから今回、オンライン秘書さんに業務をお願いして感じた一番のメリットは、
「自分の頭の中で開きっぱなしだったタブを閉じられたこと。」
なのかもしれません。
これが想像以上に大きい。
経営者や幹部になると、考えなければならないことはどんどん増えていきます。
売上。
営業。
採用。
組織。
人材育成。
新規事業。
既存事業。
お客様。
資金繰り。
数ヶ月後の会社。
考えるべきことはいくらでもあります。
だからこそ、自分が考えなくてもいいことを減らすことも仕事なんだと思います。
全部を自分で管理できることが優秀なのではなく、
「自分が考えるべきことに、どれだけ集中できる環境を作れるか。」
こちらの方が重要になってくる。
以前は仕事を任せる時、
「自分でやったら何分かかるか。」
を基準に考えることもありました。
10分で終わるなら自分でやった方が早い。
5分でできるなら外注するほどでもない。
確かに、作業時間だけで考えればそうです。
でも今は少し考え方が変わりました。
5分の仕事でも、それによって集中が切れるのであれば、任せる価値がある。
10分の仕事でも、「忘れないようにしておかなければならない」という状態から解放されるのであれば、任せる価値がある。
時間を買うだけではなく、集中力を買う。
そして、脳みその余白を買う。
そう考えると、外注や採用に対する見方も変わります。
経営者の仕事は、作業量を増やすことではありません。
考えること。
決めること。
未来を作ること。
人と会うこと。
会社を前に進めること。
そういった、自分にしかできないことに頭を使う。
そのためには、意識的に余白を作らなければならないんですよね。
予定を詰め込めるだけ詰め込む。
仕事を抱えられるだけ抱える。
全部自分で把握する。
それが頑張っているように見えることもあります。
でも、頭の中が常にパンパンの状態では、新しいことを考える余裕がなくなります。
良いアイデアも生まれにくい。
判断も雑になる。
目の前の仕事を処理するだけになってしまう。
だから最近は、
「何をするか」だけではなく、「何を頭の中から出すか」も大切。
そう思っています。
オンライン秘書さんにお願いしている仕事自体は、ものすごいボリュームではありません。
それでも、コアタイムに別の脳みそへ切り替える必要がなくなった。
そして、
「誰かが確認してくれている。」
「忘れていたらリマインドしてくれる。」
という安心感がある。
これだけで、仕事への集中度はかなり変わりました。
作業時間を減らせたことよりも、継続的に集中できる環境を作れたことが一番嬉しいです。
会社が大きくなれば、やることは増えます。
でも、自分の脳みその容量が増えるわけではありません。笑
だからこそ、全部を抱えるのではなく、任せられることは任せる。
仕組みにできることは仕組みにする。
そして、自分にしかできないことに集中する。
忙しい時ほど予定を詰め込むのではなく、意識的に余白を作る。
時間にも余白を。
そして、
脳みそにも余白を。
この環境を作ることも、会社を成長させるための大切な仕事だと思っています。